Le pouvoir d’un e-mail simple, mais efficace est incroyable et peut déterminer la qualité de votre support client. Cependant, lorsque plusieurs personnes essaient de lire, de gérer et de répondre aux conversations des clients, les choses peuvent rapidement s’envenimer.
Par conséquent, les outils de gestion des e-mails en équipe sont devenus cruciaux pour le succès du service client. Il existe plusieurs types d’outils qui permettent l’accès et la gestion d’une messagerie partagée. Bien sûr, chaque option présente des avantages et des limites.
Vous trouverez ci-dessous trois des formes les plus courantes de comptes de messagerie partagés entre équipes.
Liste de distribution
Une liste de distribution est utilisée pour envoyer des courriels à des groupes de personnes sans avoir à saisir l’adresse électronique de chaque destinataire un par un.
L’avantage de cette méthode est la facilité avec laquelle un courriel peut être envoyé à un grand nombre de personnes. Le principal inconvénient d’une liste de distribution est double : un abonné ne peut pas répondre directement au courriel de son côté et les employés ne peuvent pas voir si leurs collègues ont déjà répondu à la demande initiale ou ce qu’ils ont suggéré.
Parmi les trois options, c’est la plus limitée.
Si vous utilisez sfr mail, lien cliquez-ici.
Boîte aux lettres partagée
Si vous n’avez besoin que de travailler à partir d’une seule file d’attente et que vous n’avez pas besoin de fonctionnalités supplémentaires de collaboration, de reporting et de productivité, une boîte aux lettres partagée peut être la meilleure option pour vous.
Une boîte aux lettres partagée est un hub dans lequel plusieurs utilisateurs peuvent lire et envoyer des e-mails. Elle peut également fournir un calendrier partagé et permettre ainsi aux utilisateurs de planifier et de visualiser les vacances ou les quarts de travail. Les boîtes aux lettres partagées renforcent une perception de confiance et de transparence.
Le plus grand défaut d’une boîte aux lettres partagée, cependant, est qu’elle peut devenir encombrée, ce qui entraîne l’interruption de tâches ou oblige les utilisateurs à attendre pour y accéder.
Boîte de réception partagée
Une boîte de réception partagée offre les fonctionnalités de collaboration d’équipe les plus avancées et se prête le mieux à la mise à l’échelle. Les boîtes de réception partagées permettent aux membres :
- de consulter des rapports ;
- d’ajuster les autorisations et les paramètres de compte ;
- de voir les données historiques des clients ;
- d’ajouter des notes privées ;
- d’empêcher les réponses en double.
Comment choisir l’option qui convient à votre équipe ?
Acheter un logiciel d’assistance à n’importe quel stade de la croissance de votre entreprise peut être une grande entreprise et une expérience stressante. Avant de vous engager, faites de votre mieux pour bien comprendre les besoins de votre équipe :
- où interagissez-vous le plus avec vos clients, et comment ce canal évolue-t-il au fil du temps ?
- à quel moment du parcours client vos clients ont-ils le plus besoin d’aide ?
- quels sont les problèmes les plus fréquents pour votre équipe (organisation, processus cloisonnés, etc.) ?
Profitez des essais gratuits si vous n’êtes pas sûr de vous ou si vous voulez simplement comparer les options. Veillez à garder l’esprit ouvert, à rechercher des opinions diverses et à ajuster vos attentes en conséquence.
